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公司图纸文档文件共享，是提高公司办公效率的重要手段。智能础笔笔移动办公平台的广泛使用，使用文档资料同步共享服务，只需在智能手机、平板电脑和其他移动设备上就能完成图档在线查看、流程审批等办公需求。

不断积累的图纸文档数据，公司的文件共享方式跟不上信息化的步伐，导致公司内部协作效率下降。彩虹图纸文档管理软件让公司实现文件共享，检索、协作、审批等管理工功能。

公司图纸文档管理

文档分享造成图纸借阅管理主要原因，还是公司的管理者们在现阶段的管理条件，很难规范文档的共享交流问题。

虽然公司也会做一些管理方案，但员工可以随意通过移动设备、网盘、云存储、社交媒体等多种方式，将文档分享出去。就可能造成了员工外泄、病毒入侵，无法保证公司的数据安全。

该怎样防范“分享风险”？

可以通过专业的管理软件，对公司文档进行规范的管理，并配合公司的管理制度双重管理，可从以下两点着手：

制度方面：

制定文档分享政策并加以宣传贯彻，同时对员工进行安全意识培训；对员工不安全的文档分享行为进行严格管控，采取强制执行的措施，采取能威慑员工的奖惩制度。

管理系统方面：

对公司所有可利用的图纸文档进行统一集中规范管理，设置监控工作流程，设置图纸文档文件的使用权限，对文件实行全生命周期管理，让系统记录下所有的操作记录；管理都随时把控文件的使用情况，让文件在授权的情况下实现图纸文档的共享。