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背景环境概述：

在行业竞争中拥有竞争优势的公司，公司管理制度的规范性一定做得不错。公司图纸文件的管理就是当中重要的一项，公司要充分管理并合理运用公司图纸文件到实际工作中去，以体现图纸文件在公司中应有的价值和发挥应有的作用。

现代公司图纸管理制度具有规范性，再加上图纸文件管理软件配合才能充分实现图纸文件管理目的。

公司通过制定管理制度约束图纸的使用。让公司员工在公司生产经营活动中只与职能相关的图纸文件接触和使用（包括公司组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明，专业管理制度、工作流程、管理表单等管理制度类文件）。为有效、便捷地管理公司数目巨大的图纸文件，就需要借助图纸文件管理器的力量来实现。

图纸管理制度除了有专业职能方面的规范性的标准外，还需要工作流程、检查、惩罚等因素组合而成的，在大多时候图纸文件管理的目标=规范+工作流程+方便查找。

公司图纸文件管理要从图纸文件适用范围：图纸文件的使用有哪些环节、具体流程的全程管理，处理好各环节的关系（如各环节的授权与使用关系），即图纸文件的全生命周期管理。

管理执行规范：规范实施公司图纸文件管理是需要规范性的环境或条件的

1，图纸文件的命名、编码的规范

符合在行业和公司使用涉及的相关规律或规则的；要展现出图纸文件的作用、类型、归档等信息，让人快速了解该图纸文件的用处。可将相应编码规则写入彩虹图纸管理软件，那么在导入或新增图纸文件，软件系统根据所选的规则自动生成唯一编码。

2、图纸文件的使用与变更应处于严格受控状态　

公司图纸文件随着经营环境、经营产物、经营范围的变化等是要经常发生变更的，而负责变更的职能部门、岗位及其员工队伍需要严格权限主流程管控，从图纸文件的创建到审核、归档、浏览、借用、拷贝、变更、外发等都要有明确的管控，已经归档的图纸修改需要通过变更流程审批。才不会出现所见即所得，人人可使用、可编辑的情况。避免图纸文件的混乱修改。　　

3、图纸文件有变更就会有不同的版本，版本间要做区分标识统一管理，如：版本号、版本备注、版本修改清单等，方便一一对应。 　　　　

4、公司图纸文件规范分类管理。

为了保证图纸文件的快速查找和有效使用。图纸文件分类存储的文件夹名称同样是有相应的规范，要求名称反映出所有包含的文件信息，层级关系明确，如：某产物总装图→某部件图，拒绝日常的“新建文件夹123→产物图纸123”，不然分类管理的作用将被减少一大半。

5、图纸文件的查找与使用记录

图纸文件的规范管理一个重要的目的是为了方便查找，通常情况下因为缺少查找手段，查找所需材料的时间占据了该项工作的叁分之一的时间，规范管理后再去根据目录查找会轻松很多。通过彩虹图纸管理软件的快速搜索功能就更加快速，只需要记得图纸文件的某项属性就能够快速找到目标文件（名字、编码、作者、状态、关键字、备注等）。满足现在快速办公的需要。

而使用记录，既是为了方便查找，也是为了明确图纸文件的当前使用状态，包括：为何人所用，用于何处等；

6、图纸文件的检查与处罚。

图纸文件的正式使用时必须经过各相关负责人审核，并盖章签字后方可使用，如果因个人原因不按公司图纸文件管理规范使用图纸文件，需要接受相应的处罚。

总结：

公司图纸文件管理制度的规范性与图纸管理系统是一种互为基础相互影响促进的关系。图纸文件管理系统必须是与公司管理制度相适应的基础上满足公司更高层次的使用要求。实施规范性的制度全过程是规范的，而且是全员的整体职务行为或工作程序是规范的；在公司管理制度规范与图纸文件管理工具的不断完善的情况下，公司的图纸文件管理才能整体实现规范性。

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