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随着世界工业化高度发展，在国外渐渐掀起了电子政务的热潮，很多公司在日常办公逐渐向电子化管理转变，因此相应出现了一系列的与电子政务相关的管理软件。公司对管理软件的需求不断扩张，这类产物的出现受到了公司广泛热捧。电子化管理热潮的到来也为我国不少公司迎来了信息化管理的革命，但是我国的电子文件管理方面仍旧存在很大的漏洞。中国人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告结果显示，在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中，18.4%的单位没有留存任何电子文件，79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等。

　　目前很多公司已经了解到了图文档管理对公司管理的重要性，但是对图文档管理系统却没有任何概念。图文档管理系统没有引起公司的足够重视将从两方面阐述：选择我们，为什么还要选择文档管理系统?

　　一、为什么要选择?

　　公司在运营过程中经常会出现硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况，这些问题往往会造成时间浪费，沟通困难、安全隐患，导致公司管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延，影响公司的良性发展。公司要想解决这些棘手的问题，就必须要借助文档管理软件。

　　图文档管理软件都有什么功能呢?笔者用较为常见的彩虹图纸文档管理软件举例，其功能就是主要针对于公司文档的管理，有版本控制、权限管理、纸质文档电子化管理、全文搜索、存储备份、文档审计、多媒体支持、颁础顿工程图预览、远程协同办公、审批流程等功能，能够满足公司对文档管理的主要需求。对于公司管理而言占据着举足轻重的地位。

　　二、选择我们，为什么还要选择文档管理系统?

　　我国有很大一部分公司对电子文件管理没有任何概念，在其他开展信息化管理并进行高效运营的先进公司对比下，其竞争力不断下降。一部分公司对翱础有了一定认知，了解了电子政务管理的重要性。但殊不知翱础其实是电子政务管理软件的一个小分支，还有很多领域没有了解到。如与我们同等地位的文档管理软件，就经常被当做翱础的一部分，而被公司忽视。

　　1、管理方向不同

　　据笔者调查，有60%以上的公司知道而在这些公司中认识到文档管理系统的仅占到30%。

　　主要以工作流为中心，表单管理，文档管理等均为其辅助功能，固然对于公司的工作流程管理能够有很好的管理效果，然而笔者了解到，公司还有高达有80%非结构化数据缺乏有效的控制。日常工作过程中的文件、图片、工程图纸等等文件都是散落在员工各自的电脑中的，这些文件作为公司智慧资料的载体，往往把握着公司命脉。对于这些资料的管理就需要用到文档管理系统了。

　　2、图文档管理的局限性

　　是以网络为基础、以工作流为中心，为公司提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、表单管理、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能的一种软件，文档管理只是其中一小部分功能，远远达不到公司对文档管理的要求。

　　图文档管理软件软件也带有的流程管理，但也只是软件的其中一个方面。文档管理软件的主要管理内容为文档，是对大量散落的非结构化数据的管理。作为电子管理工具，是公司资料管理不可或缺的助手。

　　3、文档管理相辅相成

　　图文档管理软件有着相辅相成的关系。很多公司对电子管理的需求绝不仅仅停留在单一的业务流管理或文档管理上。公司要想提高自身效率，在日益激烈的竞争中脱颖而出，这两款软件是公司的左膀右臂，缺一不可。文档管理软件与共同服务于公司，则会构成一个完美的管理机制，使公司在工作流程管理与文档管理方面完美融合，公司办公效率成倍增长。